Privacyverklaring

Privacy in het kort

• We gebruiken gegevens om KVW goed en veilig te organiseren.
• Toestemming voor herkenbare foto’s en video’s is vrijwillig. Je kiest apart voor openbare publicatie en voor de afgeschermde fotopagina.
• Het afgeschermde fotoalbum staat in ons eigen systeem en is 3 maanden na de KVW-week beschikbaar.
• Je kunt jouw gegevens opvragen of toestemming wijzigen via info@kvwzandwandelbos.nl.

Snel naar: Fotoalbum · Toestemming wijzigen · Bewaartermijnen · Jouw rechten

Versie: oktober 2026

In deze privacyverklaring leggen we in gewone taal uit welke gegevens we gebruiken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie zijn wij?

KinderVakantieWerk Zand-Wandelbos, de Reit en Zorgvlied is een vrijwilligersorganisatie in Tilburg.

De organisatie valt onder:
Stichting Kinder Vakantie Werk Zand-Wandelbos
KvK-nummer: 55434541
Website: www.kvwzandwandelbos.nl
E-mail: info@kvwzandwandelbos.nl

De stichting is verantwoordelijk voor het zorgvuldig gebruiken en beschermen van persoonsgegevens.

Heb je een vraag over privacy? Mail dan naar info@kvwzandwandelbos.nl.

2. Van wie gebruiken we persoonsgegevens?

We kunnen gegevens gebruiken van:

• kinderen die zich aanmelden voor KVW;
• ouders en verzorgers;
• vrijwilligers en aspirant-vrijwilligers;
• mensen die contact met ons opnemen;
• sponsors, leveranciers en andere organisaties waarmee we samenwerken;
• bezoekers van onze website.

We verzamelen alleen gegevens die we voor onze activiteiten nodig hebben.

3. Welke gegevens vragen we bij de inschrijving?

Als een kind wordt ingeschreven, kunnen we bijvoorbeeld vragen om:

• naam van het kind;
• geboortedatum of leeftijd;
• adres en woonplaats;
• school;
• contactgegevens van ouder of verzorger;
• telefoonnummer voor noodgevallen;
• voorkeur voor indeling bij een vriendje of vriendinnetje;
• maat van het KVW-shirt;
• informatie die nodig is voor activiteiten;
• informatie over allergieën, gezondheid of medicatie;
• andere bijzonderheden die belangrijk zijn voor de begeleiding;
• keuzes over het gebruik van foto’s en video’s;
• gegevens over inschrijving en betaling.

We vragen alleen informatie die nodig is om KVW goed en veilig te organiseren.

4. Waarom gebruiken we deze gegevens?

We gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

• een kind in te schrijven;
• kinderen in groepen in te delen;
• ouders praktische informatie over KVW te sturen;
• ouders te kunnen bereiken als dat nodig is;
• kinderen veilig te begeleiden;
• rekening te houden met allergieën, medicatie of andere bijzonderheden;
• betalingen te verwerken;
• bevestigingen en facturen te versturen;
• een wachtlijst bij te houden;
• vrijwilligers in te plannen;
• onze activiteiten te organiseren;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• foto’s en video’s te gebruiken als daarvoor toestemming is gegeven.

We sturen geen commerciële nieuwsbrief. E-mails aan ouders en vrijwilligers zijn bedoeld voor praktische informatie over KVW.

5. Op welke grond gebruiken we gegevens?

Volgens de privacywet moeten we een reden hebben om persoonsgegevens te gebruiken.

Afhankelijk van de situatie gebruiken we gegevens omdat:

• ze nodig zijn voor de inschrijving en deelname aan KVW;
• we een wettelijke verplichting hebben;
• we een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld om onze organisatie veilig te laten werken;
• iemand toestemming heeft gegeven.

Voor informatie over gezondheid, allergieën en medicatie vragen we uitdrukkelijk toestemming. Voor het gebruik van herkenbare foto’s en video’s vragen we apart toestemming per doel, zoals hieronder uitgelegd.

6. Gezondheid, allergieën en medicatie

Soms moeten ouders informatie doorgeven over bijvoorbeeld:

• allergieën;
• medicijngebruik;
• aandoeningen;
• andere bijzonderheden die belangrijk zijn voor een veilige begeleiding.

Dit zijn gevoelige persoonsgegevens.

We vragen alleen informatie die tijdens KVW echt nodig is. Deze informatie is alleen beschikbaar voor vrijwilligers die deze nodig hebben om een kind goed te begeleiden.

Een vrijwilliger krijgt dus niet automatisch toegang tot alle informatie over alle kinderen.

We verwijderen informatie over gezondheid en medicatie in principe binnen één maand na afloop van de KVW-week, tenzij er een bijzondere reden is om deze langer te bewaren.

7. Foto’s en video’s tijdens KVW

Tijdens KVW maken we foto’s en soms video’s. Daarmee willen we ouders een beeld geven van de activiteiten en laten zien wat KVW doet.

Daarbij gebruiken we de volgende uitgangspunten:

• we maken vooral sfeer-, overzichts- en groepsfoto’s;
• we vermijden zoveel mogelijk onnodige close-ups van kinderen;
• we maken geen foto’s van kinderen in badkleding;
• we plaatsen in principe geen naam van een kind bij een foto;
• deelname aan KVW is nooit afhankelijk van toestemming voor foto’s of video’s.

Sommige kinderen kunnen op groepsfoto’s herkenbaar in beeld staan. Daarom vragen we ouders bij de inschrijving apart om toestemming voor het gebruik van herkenbaar beeldmateriaal.

8. Website en sociale media

We gebruiken onze website en sociale media om te laten zien wat we tijdens KVW doen.

Een herkenbare foto of video van een kind plaatsen we op onze openbare website of sociale media alleen wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• www.kvwzandwandelbos.nl;
• onze Facebookpagina;
• onze Instagrampagina;
• andere openbare communicatie van KVW, voor zover daarvoor toestemming is gegeven.

Een ouder kan ook geen toestemming geven. Dat heeft geen gevolgen voor deelname van het kind aan KVW.

9. Afgeschermde fotopagina voor ouders

Tijdens en na KVW bieden we ouders de mogelijkheid om foto’s van de KVW-week te bekijken via een afgeschermde fotopagina.

De fotopagina maakt onderdeel uit van ons eigen systeem. De foto’s worden per dag aangeboden en niet per kind.

Ouders die toegang hebben aangevraagd, ontvangen per e-mail een wachtwoord. Alle ouders die toegang krijgen, gebruiken hetzelfde wachtwoord. Er is dus geen persoonlijk account of persoonlijk fotoalbum per gezin.

Op de fotopagina kunnen kinderen herkenbaar op groepsfoto’s staan. Daarom vragen we hiervoor bij de inschrijving apart toestemming.

De fotopagina blijft na afloop van de KVW-week 3 maanden beschikbaar. Daarna wordt de toegang tot het album gesloten.

We vragen ouders zorgvuldig met de foto’s om te gaan. Download of deel een foto waarop andere kinderen herkenbaar staan niet openbaar zonder rekening te houden met hun privacy.

Het wachtwoord is alleen bedoeld voor ouders en verzorgers die toegang hebben gekregen en mag niet openbaar worden verspreid.

10. Toestemming voor foto’s en video’s

Bij de inschrijving maken we onderscheid tussen:

1. Openbare website en sociale media
Toestemming voor het plaatsen van foto’s en video’s waarop een kind herkenbaar in een groep te zien kan zijn op onze website en sociale media.

2. Afgeschermde fotopagina
Toestemming dat foto’s en video’s waarop een kind herkenbaar in een groep te zien kan zijn beschikbaar zijn op de afgeschermde fotopagina voor deelnemende gezinnen.

Een ouder kan voor het ene doel wel toestemming geven en voor het andere niet.

Toestemming is vrijwillig.

11. Toestemming veranderen of intrekken

Een ouder of verzorger kan een eerder gegeven toestemming later wijzigen of intrekken.

Stuur hiervoor een e-mail naar info@kvwzandwandelbos.nl.

We stoppen dan met nieuw gebruik van het beeldmateriaal voor het betreffende doel. We verwijderen het herkenbare beeldmateriaal waarvoor toestemming is ingetrokken uit onze eigen kanalen, waaronder de afgeschermde fotopagina. Waar nodig maken we het kind onherkenbaar.

Foto’s die anderen al hebben gedownload, gekopieerd of gedeeld kunnen we niet altijd terughalen.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor deelname aan KVW.

12. Kinderen en mobiele telefoons

Tijdens KVW gelden aparte afspraken over het meenemen en gebruiken van mobiele telefoons door kinderen.

Deze afspraken staan in onze deelnemersinformatie en huisregels.

Foto’s die kinderen of andere bezoekers zelf voor privégebruik maken, vallen niet onder het beheer van KVW.

Als KVW zelf foto’s of video’s maakt en gebruikt, gelden wel de afspraken uit deze privacyverklaring.

13. Vrijwilligers

Ook van vrijwilligers hebben we persoonsgegevens nodig.

Afhankelijk van de rol kunnen we bijvoorbeeld vragen om:

• naam;
• adres en woonplaats;
• geboortedatum;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• contactpersoon voor noodgevallen;
• beschikbaarheid;
• voorkeur voor een groep of taak;
• kledingmaat;
• informatie die nodig is voor de organisatie of verzekering;
• informatie over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), als dat van toepassing is.

We gebruiken deze gegevens alleen voor het organiseren van KVW en het veilig inzetten van vrijwilligers.

14. Inschrijven van kinderen en vrijwilligers

Voor de inschrijving van kinderen gebruiken we Formdesk. Vrijwilligers melden zich aan via het eigen inschrijfformulier op onze website.

Gegevens die ouders bij de kinderinschrijving invullen, worden via Formdesk verwerkt. Gegevens die vrijwilligers invullen, worden opgeslagen in de database van onze WordPress-website. We gebruiken die gegevens voor de organisatie van KVW en de communicatie met vrijwilligers.

Formdesk verwerkt de kinderinschrijvingen in onze opdracht. De vrijwilligersgegevens staan bij onze websitehosting. KVW blijft verantwoordelijk voor het zorgvuldig verwerken van deze gegevens.

Met organisaties die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken we afspraken over privacy en beveiliging.

Voor e-mails over inschrijvingen gebruiken we Microsoft 365. Als vrijwilligers extra kleding bestellen, verloopt de betaling via Mollie. Deze diensten verwerken alleen de gegevens die voor hun taak nodig zijn.

15. Betalen

Voor de kinderinschrijving gebruik je de betaalmogelijkheid bij het kinderformulier. Aanmelden als vrijwilliger is gratis. Alleen als een vrijwilliger extra kleding bestelt, is een betaling nodig. Die betaling verloopt via Mollie.

Voor een betaling kunnen gegevens worden verwerkt door een bank of betaaldienstverlener.

KVW gebruikt de betalingsgegevens die nodig zijn om vast te stellen dat een inschrijving is betaald en om onze financiële administratie bij te houden.

Gegevens die volgens de wet onderdeel moeten blijven van onze financiële administratie bewaren we gedurende de wettelijke bewaartermijn.

16. Met wie delen we gegevens?

We verkopen persoonsgegevens nooit.

We geven persoonsgegevens alleen door wanneer dat nodig is.

Dat kan bijvoorbeeld zijn aan:

• Formdesk voor de inschrijving van kinderen;
• onze bank of betaaldienstverlener, waaronder Mollie bij kledingbetalingen van vrijwilligers;
• onze website- of hostingprovider;
• aanbieders van digitale diensten die wij gebruiken, waaronder Microsoft 365 voor inschrijfmails;
• onze verzekeraar, als dat noodzakelijk is;
• vrijwilligers die informatie nodig hebben voor hun taak;
• een organisatie waarmee we een activiteit uitvoeren, wanneer dit noodzakelijk is;
• een overheidsorganisatie wanneer we wettelijk verplicht zijn informatie te geven.

We proberen altijd zo weinig mogelijk persoonsgegevens te delen.

17. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig.

Als uitgangspunt gebruiken we de volgende termijnen.

Gewone inschrijfgegevens van kinderen
Uiterlijk één jaar na afloop van de KVW-week verwijderen we de gewone inschrijfgegevens, tenzij we bepaalde gegevens nog nodig hebben vanwege een wettelijke verplichting of een lopende kwestie.

Gezondheidsgegevens, medicatie en medische bijzonderheden
Deze verwijderen we in principe binnen één maand na afloop van de KVW-week.

Nood- en werklijsten van de leiding
Deze verwijderen of vernietigen we na KVW zodra ze niet meer nodig zijn.

Financiële administratie
Gegevens die onderdeel zijn van onze wettelijke financiële administratie bewaren we zolang als de wet dit voorschrijft. Voor een belangrijk deel van de financiële administratie is dat 7 jaar.

Gegevens van vrijwilligers
Deze bewaren we zolang iemand actief is bij KVW en daarna in principe maximaal 2 jaar, tenzij we bepaalde informatie langer moeten bewaren.

E-mails en andere praktische berichten
We verwijderen deze wanneer we ze niet meer nodig hebben. Gewone correspondentie bewaren we in principe maximaal 2 jaar.

Toestemming voor beeldmateriaal
We bewaren de vastgelegde keuze zolang we het betreffende beeldmateriaal gebruiken.

Afgeschermde fotopagina
Het fotoalbum is 3 maanden na afloop van de KVW-week beschikbaar. Daarna sluiten we de toegang tot het album.

Foto’s en video’s
Niet alle foto’s hoeven na drie maanden automatisch te worden verwijderd. Foto’s die KVW bijvoorbeeld gebruikt voor een terugblik, website of archief kunnen langer worden bewaard als daarvoor een geldige reden en, waar nodig, toestemming bestaat. We beoordelen regelmatig of ouder beeldmateriaal nog nodig en passend is.

18. Hoe beschermen we persoonsgegevens?

We nemen maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

We letten onder andere op:

• wie toegang heeft tot persoonsgegevens;
• het gebruik van goede wachtwoorden;
• de beveiliging van onze website en systemen;
• het veilig delen van informatie;
• beperkte toegang tot gevoelige gegevens;
• het tijdig verwijderen van informatie.

Vrijwilligers krijgen alleen gegevens die zij voor hun taak nodig hebben.

Voor de afgeschermde fotopagina gebruiken we een wachtwoord. We vragen ouders dit wachtwoord niet verder te verspreiden.

19. Als er iets misgaat: datalekken

Ondanks onze maatregelen kan er iets misgaan met persoonsgegevens.

Bijvoorbeeld als:

• een lijst naar de verkeerde persoon wordt gestuurd;
• persoonsgegevens per ongeluk openbaar worden;
• iemand toegang krijgt terwijl dat niet de bedoeling is;
• een apparaat met persoonsgegevens kwijtraakt.

We onderzoeken dan wat er is gebeurd en welke maatregelen nodig zijn.

Als dat volgens de wet nodig is, melden we het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als een datalek een hoog risico oplevert voor betrokken personen, informeren we hen ook.

KVW heeft hiervoor een aparte interne procedure voor datalekken. Op onze pagina Procedure datalekken lees je hoe je een mogelijk datalek bij ons meldt.

20. Onze website en cookies

Onze website gebruikt technieken die nodig kunnen zijn om de website goed te laten werken.

Voor cookies of andere technieken waarvoor volgens de wet toestemming nodig is, vragen we eerst toestemming.

We gebruiken op dit moment geen Google Analytics op onze website. We gebruiken wel technieken die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website, bijvoorbeeld om spam tegen te houden en toegang tot het fotoalbum te onthouden.

21. Jouw privacyrechten

Je hebt verschillende rechten over je persoonsgegevens.

Je kunt ons bijvoorbeeld vragen om:

• te laten zien welke gegevens we van jou of je kind hebben;
• verkeerde gegevens te verbeteren;
• gegevens te verwijderen als we ze niet meer nodig hebben;
• het gebruik van gegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaald gebruik;
• gegeven toestemming in te trekken.

Een ouder of wettelijke vertegenwoordiger kan deze rechten uitoefenen voor een kind.

Stuur je verzoek naar info@kvwzandwandelbos.nl.

We kunnen om extra informatie vragen om te controleren dat het verzoek van de juiste persoon komt.

We reageren in principe binnen één maand.

22. Welke gegevens zijn verplicht?

Voor deelname aan KVW hebben we een aantal gegevens nodig.

Zonder bijvoorbeeld de naam van het kind en de contactgegevens van een ouder kunnen we een kind niet goed inschrijven of begeleiden.

Andere informatie is vrijwillig.

Informatie over medische bijzonderheden vragen we alleen als deze van belang kan zijn voor de veilige begeleiding van het kind.

Toestemming voor het gebruik van foto’s of video’s is nooit verplicht om aan KVW mee te mogen doen.

23. Geen automatische beslissingen

We nemen geen belangrijke beslissingen over kinderen of vrijwilligers alleen met een computerprogramma.

De groepsindeling, wachtlijst en andere organisatorische keuzes worden door of onder verantwoordelijkheid van vrijwilligers van KVW gemaakt.

24. Heb je een vraag of klacht?

Heb je een vraag of klacht over privacy? Neem dan contact met ons op via info@kvwzandwandelbos.nl.

We proberen vragen en klachten eerst samen op te lossen.

Je hebt daarnaast altijd het recht om een privacyklacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

25. Wijzigingen

Onze werkwijze kan veranderen. Daarom kunnen we deze privacyverklaring aanpassen.

De nieuwste versie staat altijd op onze website.

Bij belangrijke veranderingen informeren we ouders en vrijwilligers waar dat nodig is.

Laatste wijziging: oktober 2026