voor KinderVakantieWerk Zand-Wandelbos
Doel van deze procedure
KinderVakantieWerk Zand-Wandelbos (KVW) vindt het belangrijk dat kinderen, vrijwilligers, ouders/verzorgers en bezoekers zich veilig, welkom en met respect behandeld voelen. Daarom heeft KVW een duidelijke klachten- en meldprocedure opgesteld.
Deze procedure beschrijft hoe klachten, zorgen en meldingen worden behandeld, met speciale aandacht voor de veiligheid en het welzijn van kinderen.
Voor wie geldt deze procedure?
Deze procedure geldt voor:
- deelnemers;
- ouders/verzorgers;
- vrijwilligers;
- bestuursleden;
- bezoekers en betrokkenen bij KVW-activiteiten.
Veiligheid en gedrag
KVW verwacht van alle vrijwilligers en betrokkenen dat zij:
- respectvol omgaan met kinderen en elkaar;
- zorgen voor een veilige en positieve sfeer;
- grensoverschrijdend gedrag voorkomen;
- aanwijzingen van de organisatie opvolgen.
Alle vrijwilligers van KVW beschikken over een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Voor minderjarige vrijwilligers (13 t/m 17 jaar) geldt dat zij altijd onder begeleiding en verantwoordelijkheid van volwassen leiding werken.
Waarover kan een klacht of melding gaan?
Een klacht of melding kan bijvoorbeeld gaan over:
- ongewenst gedrag;
- pesten, discriminatie of intimidatie;
- agressie of ruzies;
- onveilige situaties;
- schending van afspraken of gedragsregels;
- grensoverschrijdend gedrag richting kinderen;
- zorgen over het welzijn van een kind;
- organisatorische problemen of communicatie.
Indienen van een klacht of melding
Een klacht of melding kan worden gedaan bij:
- de hoofdleiding;
- een bestuurslid;
- de vertrouwenscontactpersoon (indien aangewezen).
Meldingen kunnen mondeling of schriftelijk worden gedaan. Bij voorkeur wordt een klacht zo snel mogelijk gemeld, zodat situaties tijdig kunnen worden besproken of opgelost.
Bij meldingen over kinderen of sociale veiligheid wordt altijd zorgvuldig en vertrouwelijk gehandeld.
Behandeling van klachten
- De klacht wordt zo spoedig mogelijk besproken met betrokkenen.
- De organisatie probeert gezamenlijk tot een passende oplossing te komen.
- Indien nodig voert het bestuur aanvullend onderzoek uit.
- De melder ontvangt een terugkoppeling over de afhandeling.
KVW streeft ernaar klachten binnen 14 dagen af te handelen. Wanneer meer tijd nodig is, wordt dit toegelicht.
Ernstige meldingen en grensoverschrijdend gedrag
Bij ernstige signalen, zoals:
- lichamelijk of verbaal geweld;
- seksuele intimidatie;
- grensoverschrijdend gedrag;
- vermoedens van mishandeling of misbruik;
kan het bestuur direct maatregelen nemen om de veiligheid van kinderen en vrijwilligers te waarborgen.
Afhankelijk van de situatie kan KVW:
- een vrijwilliger tijdelijk of definitief uitsluiten;
- ouders/verzorgers informeren;
- advies vragen aan externe instanties;
- melding doen bij politie of Veilig Thuis.
Vertrouwelijkheid en privacy
Klachten en meldingen worden vertrouwelijk behandeld. Informatie wordt alleen gedeeld met personen die betrokken zijn bij de behandeling van de melding.
Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de geldende privacywetgeving.
Vaststelling
Deze klachten- en meldprocedure is vastgesteld door het bestuur van KinderVakantieWerk Zand-Wandelbos en wordt periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast.